Những ai đang trong quá trình xin việc và chuẩn bị xin việc chắc hẳn đã quen với thuật ngữ cover letter là gì rồi, vậy hiểu cover letter như thế nào và cách viết chúng ra sao để có thể giúp cho bộ hồ sơ ứng tuyển của bạn trở nên thuyết phục và hấp dẫn hơn, chúng ta cùng nhau phân tích và tìm hiểu ở bài viết dưới đây. 

Hiểu cover letter là gì?

- Cover letter khi dịch sang tiếng việt có nghĩa là đơn/thư xin việc. Đây là một dạng thư ứng tuyển mà hầu hết các ứng viên sử dụng để bày tỏ những nguyện vọng, mong muốn của bản thân được ứng tuyển vào vị trí mà họ đang mong muốn được cống hiến và làm việc. 

- Cũng giống như CV, Cover Letter vô cùng quan trọng, thậm chí đôi lúc nó còn quan trọng hơn và tác động tới việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn là CV. Thông thường trong bộ hồ sơ thì nhà tuyển dụng sẽ đọc thư xin việc trước, do đó việc quyết định có đọc tiếp CV hay không một phần cũng là từ ấn tượng với thư xin việc. Bạn cần thể hiện thật ngắn gọn, xúc tích và đầy đủ ý, có điểm nhấn thật ấn tượng, như vậy sẽ chinh phục được nhà tuyển dụng vỏn vẹn trong vòng 30 giây đầu tiên ngắn ngủi. 

cover letter là gì 1

- Cover letter có thể được viết bằng tay hoặc đánh máy trong đó thường đề cập đến vấn đề chính là lý do tại sao bạn lại lựa chọn doanh nghiệp để ứng tuyển vào làm việc và các điểm mạnh của bản thân, những kỹ năng phù hợp để doanh nghiệp đó lựa chọn bạn vào vị trí ứng viên tiềm năng mà không phải ai khác.

- Trong một lá thư bày tỏ về nguyện vọng cá nhân, bạn cần giới thiệu về bản thân mình thông qua những điểm nhấn như: kinh nghiệm học tập, làm việc và điều quan trọng nhất là động cơ khiến cho bạn muốn được nhận vào vị trí công việc đó khi đi xin việc làm.

- Hơn nữa, điều quan trọng là bạn cần phải biết chọn ra những thông tin cá nhân được coi là đắt giá nhất chẳng hạn như: nếu bạn muốn dự tuyển vào vị trí biên tập viên chdo một tờ báo thì kinh nghiệm làm thu ngân hay phục vụ nhà hàng quán ăn sẽ chẳng có nghĩa lý gì cả trong khi đó những thành tích ví dụ như đạt gải báo tường, giải nhất cuộc thì viết về du lịch kinh nghiệm sẽ mang lại tính thuyết phục hơn rất nhiều cho bạn.

- Động lực cho bạn ứng tuyển vào vị trí công việc này có thể xuất phát từ nhiều yếu tố chủ quan và khách quan nhưng bạn cần phải chú ý hơn cả là thông tin phải hoàn toàn chính xác và xác thực. Để có thể thuyết phục nhà tuyển dụng không có nghĩa là bạn viết theo lối kể khổ về điều kiện cá nhân hay như thế nào mà với những kinh nghiệm và kỹ năng thì chắc chắn người tuyển dụng khi đọc qua có thể đoán được bạn đang mong muốn công việc này có thực sự hay không, một phần là thông qua cách hành văn của bạn.

Ví dụ: Khi bạn xin việc làm thêm trong quá trình du học, bạn không cần nói thì ai cũng biết là bạn cần thêm thu nhập để trang trải học phí cho bản thân, nhưng không phải vì thế mà bạn viết theo hướng là bạn cần tiền và chỉ thế thôi đúng không. Nếu bạn là một người khéo léo thì bạn nên biết lồng những thông tin bổ trọ cho lý do trang trải học phí và nhu cầu phí sinh hoạt: vì gia đinh có các anh chị em vẫn đang trong độ tuổi đi học, và vì sự chênh lệch về mức sống giữa hai đất nước khi bạn đi du học,...

Những lưu ý khi viết cover letter cho thực tập sinh:

- Sử dụng định dạng thư "business":

cover letter là gì 2

Việc sử dụng định dạng thư theo cấu trúc chung thể hiện được sự chuyên nghệp bước đầu trong tác phong của một thực tập sinh. Bạn cần trình bày thông tin cá nhân, thông tin liên lạc bao gồm số điện thoại, địa chỉ mail, địa chỉ liên hệ ở trên cùng. Bạn cần chắc chắn rằng mình đã đưa ra một lời chào thích hợp và trang trọng thể hiện tới người đọc bức thư. 

Trong trường hợp bạn gửi thư xin việc bằng mail thì bạn không cần thể hiện các mục thông tin liên hệ trên phần đầu và không cần chũ ký tay ở dưới khi kết bức thư.

- Cá nhân hóa thư xin việc của bạn:

Bạn cần phải chắc chắn rằng việc bạn đang làm là viết một bức thư xin việc duy nhất cho mỗi kỳ thực tập và gửi tới một công ty mà bạn tâm đắc và mong muốn được trải nghiệm, học hỏi tại đó. Hãy làm nổi bật những kỹ năng và khả năng của bản thân bạn có liên quan thực sự đến những công việc thực tập cụ thể: đó có thể là kỹ năng hoạt động nhóm mà bạn đã đúc rút ra được sau khi tham gia vào câu lạc bộ sinh viên của trường, hoặc kỹ năng thuyết trình tự tin, khả năng ngoại ngữ ở mức nghư nói đọc viết khá thành thạo,...

Trọng tâm chính của bức thư xin việc chính là bạn nên thuyết phục người đọc rằng bạn sẽ là một tiềm năng thực tập sinh mà công ty có thể khai thác được và bạn luôn sẵn sàng đóng  góp, cống hiến hết mình, không ngừng học hỏi trong môi trường chuyên nghiệp.

Đối với cover letter bạn nên trình bày trong đó bao gồm một số kỹ năng nổi bật, đặc điểm và kinh nghiệm chính được trình bày trong bản sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên nếu bạn sao chép y nguyên nội dung từ CV để ấn vào thư xin việc thì chắc chắn một điều rằng bạn đã cho mình một cơ hội sớm bị loại hơn những đối thủ khác đang cùng cạnh tranh gay gắt với bạn. Nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy như họ đang lãng phí thời gian khi phải đọc qua những điều cứ na ná tương tự dập khuôn nhau trên cả thư xin việc và CV của bạn. 

Thư xin việc không chỉ là cơ hội để bạn thể hiện rằng bạn có đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành được công việc hiệu quả mà đó còn là nơi để bạn có thể bộc lộ niềm đam mê, mong muốn, sự thu hút và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của bản thân bạn khi ứng tuyển vào công việc này như thế nào. Đối với những người mới việc viết thư xin việc có thể coi là một việc khá khó khăn và mới mẻ dành cho họ trong quá trình xin việc làm.

- Sử dụng từ khóa: 

Một cách hiệu quả để bạn có thể khiến nhà tuyển dụng chú ý vào bức thư xin việc của mình đó là sử dụng từ khóa liên quan đén việc thực tập. Việc bạn xin đi thực tập tại một doanh nghiệp là thời gian để bạn được tiếp xúc thực tế và vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học được trên ghế nhà trường vào thực tiễn công việc và cuộc sống từ đó đúc rút cho bản thân những kinh nghiệm quý giá, được có cơ hội học hỏi từ nhiều anh chị đồng nghiệp, từ những người quản lý tài ba hay thậm chí là được tham gia trực tiếp vào những dự án lớn với vai trò là hỗ trợ viên.

Đối với những bạn chưa có kinh nghiệm viết thư xin việc và lần đầu tìm kiếm việc làm có thể đánh đồng thư xin việc và sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên đây là một trong nhưng quan điểm sai lầm hoàn toàn bạn nhé. Cover letter với bản chất là một bức thư do chính tay bạn soạn thảo để gửi tới nhà tuyển dụng thể hiện mong muốn và khao khát công việc ở vị trí mà bạn ứng tuyển vào như thế nào, nó chính là nhiệt huyết, hoài bão và đam mê bạn thể hiện trong đó, chứ không phải là bản kiến nghị hya thắc mắc về nất cứ một vấn đề nào khác liên quan đến chế độ lương thưởng hay chính sách đãi ngộ mà công ty dành cho ứng viên cả.  

- Cung cấp các dẫn chứng cụ thể để tăng sức thuyết phục hơn:

cover letter là gì 3

Nếu bạn chỉ liệt kê đầu mục ra những kỹ năng và khả năng mà bạn có ngoài ra hết thì bạn nghĩ xem liệu bao nhiêu trong số đó được nhà tuyển dụng tin tưởng là sự thực bởi họ không thể đánh giá được dựa trên bất kỳ cơ sở nào. Vì vậy khi nói ra được khả năng nào đó bạn cần cung cấp dẫn chứng cụ thể: nó có thể là số liệu về một thành tích nào đó, hoặc vị trí mà bạn đảm nhiệm khi tham gia vào một đoàn hội, câu lạc bộ, hoạt động ngoại khóa nào đó. 

Ví dụ: tôi tự tin với khả năng thuyết trình trước đám đông bởi tôi đã từng nhiều lần có kinh nghiệm diễn thuyết trên lớp, trên câu lạc bộ sinh viên về nhiều đề tài như "Hướng nghiệp" , "Xin việc làm",...

- Nhấn mạnh vào kinh nghiệm học tập của bạn:

cover letter là gì 4

Bạn nên nhớ mình đang xin vào vị trí thực tập sinh chứ không phải là nhân viên chính thức hay người đã có nhiều kinh nghiệm làm việc trước đó. Cho nên bạn cần phải đề cập đến những thành tích mà bạn đạt được trong việc học tập: đó có thể là việc đạt điểm giỏi khi nghiên cứu khoa học cấp trường, giải nhất hội thi về môn kinh tế lượng,...

Ngoài ra nếu bạn có kinh nghiệm trong một vài công việc làm hạn chế, việc làm thêm bạn cũng nên đưa vào để chứng minh cho những kỹ năng mà mình tích lũy được. Trogn quãng thời gian bạn đi học thì bạn có thể làm những công việc làm thêm như: nhân viên pha chế, phục vụ cho quán cà phê, trà sữa, nhân viên thu ngân, nhân viên bán hàng, gia sư,... Đây là những công việc giúp cho các bạn có thêm những kinh nghiệm về giao tiếp và kỹ năng mềm như tư vấn và thuyết phục người khác. Thông qua những công việc này thì các bạn cũng sẽ thấy tự tin và năng động hơn, nắm bắt công việc nhanh hơn, có thể tích lũy được thêm nhiều mối quan hệ trên nhiều lĩnh vực khác nhau. 

- Những kinh nghiệm mà bạn rút ra được từ các hoạt động ngoại khóa:

Nhà tuyển dụng gần như không quan tâm bạn đã tham gia bao nhiêu câu lạc bộ, bao nhiêu hoạt động ngoại khóa trong thời gian còn đi học trên ghế nhà trường mà điều họ quan tâm là bạn học hỏi và trau dồi được những kỹ năng gì từ những hoạt động đó. Bằng những yếu tố như vậy nhà tuyển dụng mới có thể nhận ra những tố chất và tiềm năng trong con người bạn có thể nắm bắt và học hỏi được công việc này hay không. Họ bỏ ra thời gian để đào tạo và huấn luyện nhưng ít nhất bạn cần chứng tỏ mình là người ham học hỏi, có khả năng tiếp thu nhanh và năng động, cầu tiến, luôn biết cố gắng, phấn đấu trong công việc. 

Với những chia sẻ hữu ích về cách viết cover letter như vậy mọi người nhất là các bạn sinh viên đang chuẩn bị tìm kiếm việc làm đã có thể hiểu hơn về cover letter là gì rồi. Chúc các bạn luôn tìm kiếm được những công việc ưng ý nhất và thành công trong cuộc sống.